O impacto do eSocial para os gestores de pessoas

Há quem duvida que a partir de janeiro de 2018 ocorra a implantação do eSocial, projeto capitaneado pelo governo e diversos órgãos , tais como Receita Federal, Caixa Econômica, Ministério do Trabalho que pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas em todo país. Há também o bloco dos “Não sei do que se trata”, e a marchinha deste carnaval promete ser com embalos de tirar o fôlego e garantir multas para os despreparados. Esse projeto que promete ser um dos maiores já implantados no mundo, tanto pela magnitude do cruzamento das informações quanto de entidades envolvidas. E o que esse projeto tem a ver com nós da área de RH ? Eu poderia responder em uma só palavra: tudo!

Para estar adequado a essa otimização será necessário muitas mudanças na cultura organizacional das empresas, pois haverá um impacto na forma como se contrata, a forma de desligamento e como essa comunicação chega ao DH e DP, nas promoções e nas mudanças de função. Para ficar mais claro, não será mais possível contratar um colaborador sem que este tenha apresentado toda a documentação para contratação. As informações precisam ser enviadas para o ambiente do eSocial em pelo menos um dia antes de novo contratado iniciar na organização. Há exceção apenas no caso do empregador enviar o evento de “Registro Preliminar ” (ou seja, a admissão faltando algumas informações). Neste caso, ele terá que complementar as informações até o fechamento da competência.

Isso quer dizer que teremos de dar adeus ao nosso “jeitinho brasileiro”, em situações que acontecem raríssimas vezes em nossas organizações, onde os gestores desesperados nos falam: “- Deixa ele começar e traz o que falta depois!”. Essa situação não poderá mais acontecer, mas caso aconteça, à empresa pode estar passível a multa. Não existirá mais a situação de empresas desinformadas ou mal intencionadas ao contratar uma pessoa e somente assinar a carteira dela 3 meses depois. Os gestores de pessoas precisam preparar a empresa, reprogramar a mentalidade dos colaboradores, líderes e sócios. Existe um desafio à frente que precisa ser encarado e trabalhado.

A mudança precisa começar dos líderes para os colaboradores, atentando-se aos prazos, avaliando as rubricas (que são as verbas de folha como gratificação por exemplo) e refazendo processos internos. A equipe que lida com a parte de Departamento Pessoal e seus processos precisará aprofundar-se ainda mais no conhecimento da legislação. O eSocial exigirá, de forma direta, que haja uma maior integração entre os departamentos contábil, fiscal, trabalhista e jurídico. As informações enviadas não podem ser tratadas de forma diferente, sendo que como empresas não poderá ser feito nenhuma transição, que não seja de conhecimento dos órgãos competentes. A relação com o jurídico, algo que antes não era tão necessário, precisará ser reforçada devido as exigências do eSocial, como por exemplo as informações referentes a processos trabalhistas precisarão primeiro ser alimentados no software de folha, para que estes dados sejam enviados.

Parece que são tantas informações e mudanças, ao mesmo tempo, que poderíamos comparar com o fim do mundo, mas ainda não é o fim, será possível correr “atrás do prejuízo” se começarmos agora. Em janeiro serão obrigadas as empresas que faturaram em 2016 acima de 78 milhões, em julho de 2018, o projeto se estenderá a todas as empresas, incluindo as microempresas, empresas de pequeno porte e também os Microempreendedores Individuais (MEIs). As únicas exceções serão para empresas da área de saúde e de segurança do trabalho, essas terão mais 6 meses para se adaptar.

O que o setor de Gestão de Pessoas já pode fazer?

– Validação Cadastral que nada mais é do que a validação de dados do colaborador (Histórico Cadastral e Contratual Nome Social, NIS, dentre outros).

– Cadastro de cargos, funções, cadastro de horários que antes não era uma preocupação para quem manipulava o sistema de folha, apenas o de ponto, mas agora será exigido.

– Organização das rubricas, que são mais conhecidos como verbas de folha. Talvez esse seja o que tratará maior esforço para o DP, pelo fato de que a empresa precisará conhecer o que cada rubrica representa e correlacioná-la . Depois que todo esse trabalho for realizado, a empresa que quiser já poderá aderir ao ambiente de teste que o governo disponibilizou, em agosto deste ano.

A tendência é que com a plena implantação os arquivos físicos mantidos até então pelas organizações, serão extintos, dando lugar aos arquivos XML, que poderão ser armazenado na rede e/ou base de dado. Em paralelo ao eSocial ainda será necessário o envio das obrigações CAGED, RAIS, DIRF.

Informações que serão solicitadas:

– Admissão e desligamento do trabalhador em tempo real;

– Afastamento temporário;

– Alteração da jornada de trabalho;

– Alteração na situação do colaborador, tais como mudança de salário;

– Aviso prévio;

– ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);

– Condições ambientais do trabalho que envolverá a parte de SESMT (Segurança Saúde e Medicina do Trabalho);

– CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) deverão ser informadas no mesmo dia em caso de morte;

– Movimentações referentes à folha de pagamento;

– Monitoramento da saúde do trabalhador.

Temos o pleno entendimento que as empresas que melhor conseguirem criar um bom processo de comunicação intersetorial e entre sua matriz e filiais, serão as que conseguirão passar com menos impacto por todas essas mudanças. Existe outra perspectiva mais positiva e menos caótica, que é a minha preferida, que seria a de que esse projeto trará uma visibilidade maior para os setores de RH e DP, claro os que estiverem mais preparados. Essa com certeza fará toda a diferença.