8 dicas para combater fraudes na sua empresa

Em qualquer noticiário nacional, seja na TV, rádio ou veículos impressos e on-line, muito se ouve sobre o andamento de investigações como a Operação Lava-Jato, além das inúmeras denúncias de corrupção envolvendo empresas privadas.

Segundo o índice do Fórum Econômico Mundial, de 2016, o Brasil ocupa o 4º lugar no mundo em atos de corrupção, ficando atrás somente do Chade, Bolívia e Venezuela.

Com isso, há uma preocupação cada vez maior dos empresários e empreendedores brasileiros, em relação às questões relacionadas à ética e compliance nas empresas. De acordo com o Professor e Consultor MSc. Marcos Assi, Sócio Diretor da Massi Consultoria e Treinamento, ‘não existe um caminho alternativo, a gestão empresarial deve estar em sincronia com as boas práticas de governança corporativa, compliance e gestão de riscos’.

Estar em compliance é um desafio para as empresas, porque demanda bastante atenção e tempo. Pensando nisso a SONDA, líder de TI na América Latina, elencou motivos para você automatizar suas rotinas fiscais e contábeis

Abaixo, o Profº. Marcos Assi lista algumas dicas para o combate de fraudes na empresa.

1. Conheça seus colaboradores, clientes, fornecedores e produtos

Por vezes, alguns problemas que acorrem nas organizações estão fora do alcance de auditorias regulares, mas funcionários, fornecedores e até mesmo clientes podem saber o que está acontecendo, por isso, é de extrema importância ter conhecimento de todas as pessoas que se envolvam diretamente com o seu negócio.

No caso dos colaboradores, por exemplo, além do currículo e experiências profissionais anteriores, é preciso verificar referências, saber quais motivos o fizeram ser demitido de outra empresa e até sua flexibilidade moral, apurando qual sua percepção de ética e a propensão a se envolver em riscos.

Para isso, muitas empresas investem na aplicação de potencial de integridade resiliente, que são questionários e avaliações psicológicas com perguntas e desafios de diferentes níveis, com a finalidade de identificar como um indivíduo ou um grupo reagem as pressões éticas, podendo assim, corrigir eventuais problemas.

Além disso, a ampliação das regras de compliance para parceiros é fundamental para evitar negócios com empresas envolvidas em atividades ilícitas.

2. Tenha um conselho de administração

Se em um passado, relativamente recente, contar com um conselho de administração era algo restrito às grandes organizações, hoje pequenas e médias empresas estão tendo a percepção de que isso pode fazer toda a diferença no sucesso ou fracasso do empreendimento.

‘O conselho é uma forma de assegurar que a organização está sendo gerida de maneira clara e competente, pois é ele que irá ajudar a empresa na realização da estratégia, monitoramento e incentivo às boas práticas de governança, ajudando a evitar a corrupção, as fraudes e revendo os caminhos percorridos sempre que necessário’, afirma o Prof° MSc. Marcos Assi.

Para tanto, é extremamente importante à independência na realização do trabalho do conselho, bem como a renovação periódica de seus membros conforme código de conduta.

3. Tenha comitês de auditoria e gestão de riscos

Ao comitê de auditoria cabe a função de assegurar o equilíbrio, a integridade e a transparência das informações financeiras, devendo monitorar constantemente a eficácia dos controles internos relacionados a conflitos de interesse, fraudes e quaisquer desvios de conduta que impactem a organização.

Já o comitê de risco atua de forma preventiva, com a finalidade de alertar, informar e solicitar soluções diante de eventuais desenquadramentos dos limites de riscos e das regras e parâmetros utilizados pela empresa.

4. Aplique mudanças de comportamento

Algo extremamente simples, mas que muitas vezes as empresas acabam deixando de lado é o fato, de promover um comportamento ético na companhia. Uma gestão de ética eficaz pode exercer grande influência na cultura e no comportamento das pessoas, produzindo assim, melhores resultados, que abrangem não só questões relacionadas ao financeiro, mas também de motivação e produtividade.

Estimular os colaboradores á refletir e atuar de acordo com as regras formalizadas, gera um ambiente mais transparente, influenciando diretamente na redução do número de fraudes.

‘Gerenciar condutas e aprimorar posturas, este é o caminho’, enfatiza o Prof° MSc. Marcos Assi.

5. Conheça os pontos frágeis do negócio e implemente controles adequados de informação e monitoramento

De acordo com o Profº. MSc. Marcos Assi, ‘ter conhecimento dos pontos frágeis do seu negócio, auxilia na elaboração de um plano de risco com focos bem determinados e na implantação dos controles de informação e monitoramento adequados’.

A implementação de um sistema de controles internos adequados e eficiente têm um papel primordial na prevenção, detecção e eliminação de fraudes e erros, resguardando a organização e seu patrimônio.

6. Tenha políticas de segurança da informação

Ao conjunto de normas, métodos e procedimentos que a companhia constitui em relação à proteção de dados, damos o nome de política de segurança da informação.

Um dos ativos mais preciosos de uma empresa é justamente a ‘informação’, pois é algo essencial para todos os tipos de processos realizados em qualquer negócio, e o vazamento de informações cruciais pode causar enormes prejuízos. Por isso, a importância da implementação dessas políticas, que visam minimizar riscos de fraudes e reduzir a vulnerabilidade dos sistemas de dados.

Cabe ressaltar que as políticas de segurança de informação devem ser analisadas e revisadas criticamente, em intervalos regulares ou quando mudanças se fizerem necessárias.

7. Implemente políticas de controle de acesso

Um dos principais condutores para a garantia da integridade do sistema de informação é a questão do controle de acesso.

Controlar acesso retrata muito mais do que verificar se há aprovações em cada solicitação, é imprescindível que haja parâmetros adicionais que possibilitem uma visão dos riscos envolvidos a cada combinação de permissão.

8. Faça auditorias periódicas e mantenha processos de auditoria contínua

As auditorias internas e externas são fundamentais para as empresas que desejam efetuar a governança corporativa, compliance e gestão de riscos de maneira efetiva.

‘O monitoramento constante é extremamente importante, pois garante que todas as práticas estejam alinhadas, além de mostrar ao mercado que questões relacionadas à transparência, prestação de contas e responsabilidade corporativa são algumas das bases que regem a organização’, finaliza o Profº. MSc. Marcos Assi.